Disposer une bonne base de données est crucial pour les entreprises. C’est un outil qui leur garantit une meilleure compréhension de leurs clients. Néanmoins, la saisie de données est rarement une des activités principales d’une entreprise commerciale. Dans ce cas, l’externalisation de la saisie de données doit être envisagée.
L’importance de la saisie des données pour l’entreprise
Avant de pouvoir être utilisées au niveau commercial et économique, certaines données doivent obligatoirement être captées et enregistrées par les entreprises.
Cette obligation est mentionnée dans la loi RGPD qui délimite les obligations d’archivage de certaines données concernant les personnes. Mais au-delà de cet aspect réglementaire, il faut comprendre que les données sont parmi les bases du développement d’une entreprise.
En effet, c’est à partir d’une base de données qu’elle va mieux comprendre le comportement de ses clients. Cela permet, notamment, à l’entreprise de mettre en place un plan marketing et une campagne de publicité mieux ciblés pour satisfaire et fidéliser ses clients, ou encore de leur offrir une meilleure expérience client. Par ailleurs, les bases de données peuvent aussi être utiles pour définir les bons canaux de communication à utiliser avec les clients.
Par ailleurs, la saisie de données est une activité qui traite précisément un grand nombre de données diverses, elle est donc chronophage et mobilise d’importants moyens humains et financiers de la part de l’entreprise, notamment lorsqu’elle est assurée à l’interne. Pour maîtriser le coût et pour permettre à l’entreprise de se concentrer sur ses activités, l’externalisation de l’activité est la bonne solution.
L’externalisation de la saisie des données : pour des raisons de coût et d’organisation
En général, l’activité de saisie des données requiert la mobilisation de plusieurs opérateurs. Ce qui constitue une autre source de dépenses pour l’entreprise.
Pourtant, cette activité ne constitue pas obligatoirement un des piliers de son cœur de métier même si le fait d’avoir à sa disposition des données fiables permet d’assurer une bonne partie de son développement. Confier la tâche à un prestataire externe permet d’obtenir la qualité d’une base de données attendue tout en maîtrisant le coût de l’activité.
En général, un prestataire externe de saisie de données peut mettre à disposition de l’entreprise le nombre d’agents nécessaires pour la prestation qu’elle demande de réaliser.
D’ailleurs, grâce à l’externalisation, l’entreprise peut moduler la durée de la prestation en fonction de ses besoins et de ses moyens. De plus, l’entreprise n’a pas besoin d’investir dans des matériels coûteux, ni dans le recrutement d’agents dédiés à l’activité. Elle peut ainsi réaliser des économies substantielles sur différentes charges comme les droits de congé, les préavis, etc.
Au final, l’externalisation de la saisie des données permet également à l’entreprise de se focaliser sur sa principale activité.
Il est possible de choisir un prestataire en saisie de données en fonction de ses objectifs et de ses besoins. L’entreprise peut, par exemple, recourir aux services d’un expert en matière de saisie de données spécifiques, comme les données informatiques, sur une durée déterminée, avant de faire appel aux services d’un autre prestataire en saisie de données sur un domaine plus global, comme la comptabilité, entre autres ou le traitement et l’exploitation de ces données .
