Depuis sa première utilisation chez IBM en 2000, la pratique de l’e-procurement a connu une croissance exponentielle sur les marchés B2B dans le monde entier. E-procurement signifie « approvisionnement électronique » et implique le processus d’acquisition de biens et de services entre entreprises via des plateformes numériques.
Aujourd’hui, les entreprises doivent faire face à une augmentation continue des coûts liés à l’achat et à la vente de services, de fournitures, de produits ou même de personnel. Le traitement numérique de ces questions peut apporter d’énormes avantages à la fois en termes de productivité du personnel et, plus important encore, cette convergence permet de mieux contrôler et donc de réduire les dépenses liées aux achats tout en simplifiant et en sécurisant les transactions B2B.
Les subdivisions du e-procurement
De nouveaux modèles et plateformes e-procurement pourraient résoudre toutes les procédures liées à la problématique du Source-to-Pay. Nous pouvons diviser les deux processus clés qui composent l’approvisionnement électronique en deux parties distinctes :
1. Le E-Sourcing : il comprend toutes les activités liées à la recherche de nouveaux fournisseurs en fonction de leurs qualifications et certifications ainsi que de la phase de négociation proprement dite.
2. Le Catalogue électronique ou e-catalog (e-cataloguing) : désigne le processus d’achat récursif d’un produit ou d’un service qui a déjà été clairement présélectionné par les Services achats des organisations.
Il convient de rappeler que tous les systèmes et plateformes liés au e-procurement adhèrent à un ensemble complexe de procédures et de normes qui englobent les logiciels de commerce électronique utilisés en B2B (business to business, B2C (business to consumer) ou B2G (business to government). Comme indiqué précédemment, les plateformes d’approvisionnement électronique sont conçues pour prendre en charge le paiement à la source (S2P), qui peut à son tour être divisé en S2C (Source-to-Contract) et P2P (Procure-tu-Pay).
S2C concerne le suivi stratégique et décisionnel, l’analyse des achats, le suivi et le traitement des négociations et l’évaluation des risques. Le P2P est davantage axé sur les aspects pratiques des achats transnationaux, dans la sélection du produit ou du service, le placement des commandes, l’expédition et la logistique, les reçus de facture et enfin le paiement.
Toutes les plateformes d’approvisionnement électronique normalisées sont basées sur l’échange de données comme l’Electronic Data Interchange (EDI) ou l’Extensible Markup Language (XML) qui peuvent s’interfacer avec un logiciel de gestion plus évolué : ERP (Enterprise Resource Planning).
Les avantages de l’e-procurement
Pour faire suite à cette présentation globale, voici quelques moyens qui montrent comment les achats électroniques réduisent les coûts, réduisent les contraintes de temps et protègent les informations privées relatives aux achats. Les avantages de l’approvisionnement électronique en tant que solution numérique complète peuvent s’exprimer dans 4 domaines clés.
- Les informations sur les transactions peuvent être traitées en interne dans le cloud, donc sont accessibles via plusieurs canaux sur Internet.
- Toutes les activités liées aux achats et aux ventes effectuées par l’acheteur et le fournisseur peuvent être vérifiées et suivies, garantissant une transparence totale aux deux extrémités.
- La disponibilité de toutes les données est rendue possible par les procédures normalisées de récupération et de maintenance des données qui, à leur tour, garantissent une meilleure continuité des activités.
- La sécurité, la transparence et la traçabilité globales sont garanties par des tiers qui protègent les informations des clients.
En conclusion, lorsque l’on considère les changements dans un secteur en constante évolution comme le commerce électronique, le e-procurement apparaît comme un processus crucial dans la transformation digitale des services achats pour les entreprises modernes.
