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Le digital est partout, on n’y échappe pas. Plus qu’une tendance, la digitalisation aide à accélérer bien des processus en les simplifiant. Pourtant, dans les entreprises modernes le papier demeure, comme s’il n’était pas aussi facile que ça de s’en défaire.
Notamment, ceux qui n’ont pas encore opté pour la signature électronique doivent obligatoirement passer par la case impression au cours de leurs processus, même si leurs documents initiaux sont au format numérique ; sans parler des envois postaux et les frais et délais qu’ils engendrent.
Voyons plutôt comment une solution de signature électronique permet d’englober la digitalisation d’une entreprise.
La signature électronique, c’est quoi exactement ?
La signature électronique a la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. En version électronique, une signature doit pouvoir identifier le signataire clairement et garantir son lien avec l’acte auquel elle s’attache (article 1367 du code civil).
On peut vite se rendre compte ici que la signature électronique est plus sécurisée qu’une signature manuscrite.
On peut compter quatre niveaux de signature électronique :
- la signature simple : sans vérification de l’identité du signataire, cette signature n’est pas valable d’un point de vue juridique. Par exemple, une signature scannée sur un document numérique n’est pas reconnue légalement. La jurisprudence est négative dans ce cas-là.
- la signature avancée : l’identité du signataire est là contrôlée par une autorité agréée ; le certificat eIDAS est délivré dans les 24h. L’eIDAS est ce qui encadre légalement la signature électronique au niveau de l’Europe. On y a recours dès qu’on veut que les documents à faire signer prennent une valeur légale et juridique. On l’utilise pour faire signer des assurances ou des ordres financiers par exemple.
- la signature certifiée : cette fois-ci, l’identité du signataire est confirmée par mobile ou sur justificatif. Avec les mêmes certificats eIDAS que la signature avancée, la signature certifiée permet de finaliser les contrats instantanément. Cette signature se révèle pratique pour signer des contrats (vente, abonnement, travail…) et c’est donc celle qui est le plus utilisée.
- la signature qualifiée : réservée aux actes notariés ainsi qu’aux appels d’offre publics, cette signature requiert un contrôle d’identité en face à face avec une autorité agréée.
Quels sont les avantages d’une solution de signature électronique pour une entreprise ?
Délai de facturation réduit
Avec une chaîne de contractualisation totalement digitale, conclue par une signature électronique, les entreprises peuvent diminuer drastiquement le délai de facturation.
Quand les signatures et les contre-signatures se font alors en un seul clic, ce sont des jours et des jours de délai qu’on économise.
Économies de papier
Digitaliser une entreprise c’est aussi se passer de papier, et faire ainsi des économies sur les consommables, les enveloppes et les timbres.
L’ADEME alerte régulièrement sur l’usage encore conséquent des ramettes de papier par les employés d’une entreprise. En 2017, l’agence de la transition écologique faisait état de 75 à 80 kg de papier par salarié et par an.
Même si la pratique des e-mails a fait diminuer ce chiffre, encore bien des impressions pourraient être évitées grâce à la signature électronique.
On assiste souvent en entreprise à l’action suivante : imprimer un contrat à signer, le signer à la main puis le scanner pour le renvoyer par e-mail. Ces étapes, absurdes surtout à notre époque, sauront disparaître avec une solution de signature électronique comme SELL&SIGN.
Du temps passé à faire autre chose
Passer à la signature électronique permet également de s’affranchir de tâches fastidieuses et improductives comme la relecture des contrats et la validation manuelle.
Quand elles se transforment en simples clics, on imagine rapidement ce que les employés dédiés à ces tâches peuvent accomplir à la place.
Simplification des services administratifs des entreprises
Mais au-delà de la chaîne de contractualisation des activités commerciales, la signature électronique peut propulser les administrations des entreprises.
Notamment, les services de ressources humaines des entreprises gagnent à utiliser la signature électronique pour simplifier leurs process.
Les contrats de travail n’ont plus lieu d’être sur support papier à notre époque ; puisqu’ils peuvent tout à fait s’intégrer dans une solution digitale qui prend en charge la signature électronique des employés.
Dans une ère post-Covid19, on peut même embaucher à distance pour une prise de poste en télétravail.
Les finances des entreprises peuvent également se gérer avec la signature électronique. Documents de comptabilité, factures, devis, ordres financiers…
Tout ce qui se signe peut se signer au format électronique. On gagne en processus, en temps, en argent et en espace pour l’archivage.
Une fois que l’on décide d’intégrer une solution de signature électronique à son entreprise, on accélère sa digitalisation.
