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Les factures font partie de ces rares éléments communs à toutes les entreprises, quel que soit leur secteur d’activité, leur taille ou encore leur système d’organisation. En fait, les factures sont indispensables pour encaisser de l’argent lors des ventes. Sur le marché, il existe plusieurs types de factures avec leur propre format et leurs avantages.
Cependant, les factures dématérialisées gagnent en popularité depuis plusieurs années, notamment à cause de leurs caractéristiques Mais concrètement, qu’est-ce qu’une facture dématérialisée ? Quels sont les avantages de ce type de facture ? Quelles sont les raisons qui devraient pousser les entreprises à avoir des factures dématérialisées ? Nous vous invitons à en savoir davantage dans cet article.
La facture dématérialisée, qu’est-ce que c’est ?
La facture dématérialisée est une forme particulière de devis qui se présente sous deux grandes formes. Il s’agit de la forme numérisée et de la forme électronique.
La forme numérisée
La facture numérisée est la plus basique des deux en termes de dématérialisation. La simplicité du processus en est la preuve. En effet, pour établir cette forme de facture, il suffit de la créer une en version papier, puis de l’envoyer. L’étape suivante consiste bien évidemment à la numériser afin de mieux la conserver sur un support physique.
Cette manière de procéder présente de nombreux avantages. En effet, elle simplifie les recherches de factures. Il n’est plus nécessaire de fouiller une pile de documents pour retrouver une ancienne copie. La version numérisée est facilement retrouvable du moment qu’elle est bien conservée sur le support de stockage.
La forme électronique
La facture électronique se divise également en deux sous-catégories. D’abord, la facture dématérialisée simple, puis la facture dématérialisée fiscale. Créer une facture dématérialisée simple consiste à éditer une facture électronique, puis l’envoyer par e-mail. L’avantage se situe au niveau de la rapidité lors de l’envoi de facture.
Pour une facture dématérialisée fiscale, il faut beaucoup plus d’éléments. Il s’agit entre autres :
- d’une version PDF de la facture ;
- d’une signature électronique certifiée ;
- d’une facture EDI.
Pour en savoir davantage sur les factures dématérialisées, vous pouvez vous rendre sur le site web de Freedz. C’est une plateforme collaborative qui réunit les clients et leurs fournisseurs autour des factures électroniques qu’ils échangent.
En misant sur la facture électronique, en supprimant les freins liés au papier et aux nombreuses manipulations, Freedz aspire à fluidifier les relations entre clients et fournisseurs. Son mode de fonctionnement se situe dans la droite ligne de ce qu’attend l’Etat pour 2023.
Les avantages d’opter pour les factures dématérialisées dans votre entreprise
Il faut d’abord reconnaître que les factures dématérialisées demandent beaucoup moins de ressources matérielles pour être éditées. Il suffit de posséder un appareil capable de les mettre en forme. C’est bien plus économique que la version papier qui nécessite des versements aux imprimeurs par exemple.
Ensuite, l’expédition de ces factures prend beaucoup moins de temps que pour un format papier. C’est très pratique pour envoyer une facture à un client situé à l’autre bout du monde. L’échange se fait presque instantanément et en toute sécurité. C’est aussi un excellent moyen d’éviter les retards dans les paiements à cause du temps que le client met pour être en possession de la facture et prendre connaissance du montant à régler.
Enfin, grâce aux avancées technologiques, il est possible de conserver ces versions numériques et électroniques pendant des années. Le risque de perte est très faible. Elles sont donc en lieu sûr et peuvent être facilement transportées. C’est essentiel pour les cas de litiges où il faut retrouver la facture afin de régler un problème parfois vieux de plusieurs années.
Les conditions de validité
Il faut préciser qu’il existe des conditions à respecter pour que la facture dématérialisée soit valide. En effet, elle doit porter les identités de l’expéditeur et du destinataire, la date, les détails des coûts et le numéro de la facture.
Que dit la loi sur les factures dématérialisées ?
Avant toute chose, il est important de savoir que la loi ne reconnaît pas la facture numérisée. Elle n’a donc aucune valeur face à un tribunal par exemple. Il en est de même pour la facture dématérialisée simple. Seule la facture fiscale est acceptée, et seulement lorsqu’elle remplit toutes les conditions.
Ensuite, les factures dématérialisées sont indispensables et même obligatoires pour la plupart des entreprises sur le territoire français depuis quelques années.
Certains textes prévoient d’ailleurs que d’ici quelques années, toutes les factures seront dématérialisées, quels que soient le type de transaction à effectuer et la nature des deux parties. C’est-à-dire qu’elle se rapportera également aux transactions de type “Business to Business.”
En somme, retenez que les factures dématérialisées sont très utiles pour les entreprises. Elles leur permettent de faire des économies, de faciliter les procédures d’envoi et de réception et bien sûr de simplifier la conservation. Si les conditions sont réunies, elles peuvent remplacer les factures format papier même devant un tribunal.
