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Si pour une entreprise débutante, gérer les frais kilométriques reste simple et réalisable manuellement, pour les grandes start-ups, c’est un vrai challenge. En effet, au fur et à mesure que le nombre de salariés augmente, il en est de même pour les notes de frais. Il devient donc plus compliquer de traiter toutes les données sans commettre des erreurs ou y consacrer tout son temps.
En optant pour la dématérialisation de la gestion administrative, vous faites en réalité le choix de simplifier et de sécuriser le processus. Les logiciels mis en place possèdent une multitude d’avantages permettant de perfectionner la stratégie globale de votre entreprise. Pourquoi adopter les solutions digitales pour la saisie des frais professionnels et leur traitement ?
1. La réduction des pertes de données et des erreurs de calcul
Des différents cas étudiés, il est possible d’affirmer que la gestion manuelle des notes de frais présente d’énormes risques pour les entreprises. Très souvent, de nombreuses erreurs de saisies et de calculs se font remarquer dans la rédaction de la déclaration frais kilométrique. Votre société enregistre alors de véritables pertes financières qui peuvent affecter sa rentabilité ?
En adoptant les outils digitaux, vous mettez un terme à ce problème. Ces solutions sont pensées pour vous venir en aide dans votre gestion. Elles permettent d’automatiser la saisie des factures, le calcul des indemnités et la conversion des devises étrangères. De cette façon, vous détenez la garantie que les données seront exactes, sans la moindre trace d’erreur. Les services en charge de cette tâche n’auront alors qu’à procéder à une simple vérification avant de validation.
Avec certains programmes, vous pourrez même bénéficier d’un algorithme de contrôle permettant de confirmer la conformité et le respecte de la politique de dépenses.
2. La fiabilité de la récupération de la TVA
En raison de la complexité du processus de récupération de la TVA, la majorité des entreprises négligent cette étape du travail. Bien que le montant individuel de la TVA reste négligeable, en le cumulant sur toutes vos factures, vous obtiendrez une valeur loin d’être insignifiante. Vous détenez désormais le remède miracle pour pouvoir profiter de cette somme qui pourrait s’avérer utile pour votre structure.
Pour augmenter les chances de développement d’une société, toutes les possibilités de rentabiliser doivent être prises en compte. Les logiciels de dématérialisation de la gestion des frais de note représentent donc une solution qu’il importe de considérer. Ils vous permettent de garantir la saisie des montants de la TVA et du pays par facturette, puis d’associer ces données aux documents justificatifs numérisés. Le processus de récupération devient alors plus facile et moins coûteux.
3. L’interconnexion de tous vos matériels pour une meilleure maîtrise de la data
La majorité des sociétés dispose de nombreux matériaux intervenant lors d’un déplacement professionnel. Il s’agit par exemple des gestionnaires de notes de frais, des gestionnaires de projets, des applications de réservations ou des Booking, etc. Sans oublier que dans ce contexte, la liste s’agrandit au fur et à mesure que les associés s’ajoutent.
Vos informations seront donc dispersées dans une multitude d’outils, ce qui vous sera très compliqué à gérer. Parmi les logiciels proposés par les experts dans le domaine, ils existent des programmes permettant de connecter et d’automatiser la fonction de tous ces matériels. Cela facilite la centralisation des données offrant ainsi plus de fluidité dans vos analyses financières durant vos déplacements professionnels.
4. L’augmentation de la productivité des collaborateurs
Très souvent, la gestion des notes de frais est perçue chez les employés comme une perte de temps. Sans pour autant préciser que ces derniers doivent mensuellement saisir, faire établir des justificatifs et les envoyer pour servir de preuve de dépenses effectuées dans l’exercice de leur fonction. Cette procédure devient alors une seconde activité, en dehors de leur travail professionnel et bien loin de leurs branches d’intervention.
Avec l’utilisation des logiciels, les collaborateurs disposent de plus de temps, car ils ne seront plus en charge de la collecte des factures, la gestion des notes de frais, le transfert des justificatifs, et également la validation.
5. Une gestion plus simplifiée pour les entreprises internationales
Si vous êtes une entreprise internationale ou aspirez à le devenir, vous devez songer à adopter une des solutions digitales pour la gestion de vos frais kilométriques. À ce niveau, il vous est quasiment impossible de pouvoir traiter les dépenses professionnelles en rapport avec chacune de vos filiales.
La difficulté augmente également avec la variation des devises, des droits de collaborateurs, des réglementations d’une entité à une autre. En optant pour une automatisation de la gestion des notes de frais, vous rendrez à tâche plus facile à vos comptables qui pourront garantir un travail de qualité.
Avec ces logiciels, vous êtes en mesure de dématérialiser le contrôle, la conversion et la distribution par centre des coûts ou des comptes comptables.
