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Les appels entrants pour une entreprise peuvent signifier un retour client, une réclamation, une éventuelle vente ou encore un nouveau contrat. Dans tous les cas, les personnes chargées d’y répondre seront le reflet du sérieux de cette dernière. Si elle veut préserver et soigner son image, une entreprise se doit alors d’avoir des personnes qualifiées pour s’occuper de son secrétariat téléphonique. Cependant, gérer cela en interne implique pas mal de contraintes. D’où le fait qu’un bon nombre d’entreprises optent actuellement pour l’externalisation de ce service.
Pour faire des économies
En fonction de sa grandeur, une entreprise peut recevoir plus d’une trentaine d’appels entrants par jour. Ce qui peut s’avérer compliqué à gérer en interne à moins d’avoir plusieurs ressources humaines et tout le matériel nécessaire. Pourtant, cela nécessite un certain budget. En effet, pour gérer tous vos appels en interne, il vous faudra embaucher plusieurs salariés et acheter du matériel bureautique pour installer ces derniers.
En optant pour l’externalisation de votre service de secrétariat téléphonique, vous n’aurez pas à faire de grosses dépenses. Plusieurs personnes qualifiées seront mises directement à votre disposition pour répondre à chacun de vos appels entrants. Et cela, sans que vous n’ayez à payer des salaires mensuels fixes ni à investir dans quelconques matériels. Vous aurez tout simplement à régler la facture qui vous sera envoyée à chaque fin de mois.
Par ailleurs, vous profiterez également d’un tarif assez avantageux en ayant recours à un secrétariat téléphonique à distance. En effet, la plupart des entreprises spécialisées dans ce domaine (les centres d’appels) se situent dans des pays où le coût de main-d’œuvre est nettement réduit comparé à celui en Europe. Vous pourrez obtenir des prix allant jusqu’à 5 fois moins cher. De quoi faire de belles économies !
Pour rester joignable en permanence
Un autre avantage aussi important et non des moindres d’avoir recours à un service de secrétariat téléphonique à distance est le fait de pouvoir être joignable à toute heure. Cela signifie qu’avec une telle solution, vos clients pourront contacter votre entreprise à des horaires préalablement définis. Ce qui ne peut qu’être bénéfique pour vos affaires. Sachant qu’un appel peut signifier une éventuelle entrée d’argent.
D’ailleurs, tout comme vous, vos clients travaillent la journée et seront donc plus susceptibles de vous contacter aux horaires de fermetures conventionnelles des bureaux. Gérer votre secrétariat téléphonique en interne limite pourtant la réception de vos appels entrants à vos horaires d’ouvertures. C’est pourquoi opter pour un secrétariat téléphonique à distance est la meilleure alternative à prendre. Certains services proposent également une assistance 24 h sur 24 et 7 j sur 7 pour ceux qui en ont réellement besoins tels que les établissements médicaux.
Pour gagner en professionnalisme
Un service de secrétariat téléphonique externalisé met à votre disposition des personnes spécialisées dans le domaine du télésecrétariat. Ces dernières ont toutes les compétences requises pour mener à bien leur mission. D’autant plus, qu’elles utilisent des ressources matérielles de qualité afin de vous offrir à vous et vos clients une entière satisfaction.
Pendant que vos clients recevront un accueil téléphonique des plus professionnels, vous, de votre côté, vous aurez une meilleure organisation au sein de votre entreprise. En effet, en externalisant votre secrétariat téléphonique, vos employés n’auront plus à s’occuper de cette tâche chronophage et fastidieuse. Ce qui permettra à ces derniers de se consacrer pleinement à leur cœur de métier.
En outre, ce type de service s’adapte également à tous vos besoins ainsi qu’à votre mode de fonctionnement. Les télésecrétaires mettront tout en œuvre pour répondre au mieux à vos attentes. Vous pouvez d’ailleurs leur demander de vous informer en temps et en heure du travail qu’il effectue afin de pouvoir demander des adaptations si cela s’avère nécessaire.
