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Depuis quelques années, les entreprises font de plus en plus le choix de la facturation électronique. Il s’agit d’une décision qui comporte évidemment de nombreux avantages, comme vous pouvez vous en douter. En effet, la facture électronique permet surtout de faire des économies non négligeables. Dans le fonctionnement quotidien de l’entreprise, les modes de gestion bénéficient aussi d’une meilleure optimisation. Voici toutes les raisons pour lesquelles adopter la facturation digitale au sein de votre PME cette année.
Limiter les risques d’erreurs
En choisissant la solution facture électronique adaptée à votre activité, vous réduisez véritablement tout ce qui peut constituer des erreurs à divers niveaux. Ce sont notamment :
- Les fautes lors de la saisie des données ;
- Les omissions dans les calculs ;
- etc.
Ces situations se produisent le plus souvent lors de la création des factures, surtout quand le processus est manuel. En automatisant le système, vous diminuez énormément les risques d’oublier des informations importantes. Plus loin, un logiciel de facturation vous permet de déterminer facilement la valeur de la TVA de vos produits ou services. L’image de votre entreprise s’améliorera aussi, puisque vos factures seront désormais plus fiables.
Faciliter la tâche aux clients
Votre entreprise n’est pas la seule à profiter des avantages des factures électroniques. Vos clients sont également concernés, car ils peuvent accéder en temps réel à leurs e-factures. Le stockage est d’une grande simplicité, et bénéficie en plus d’une sécurité non négligeable. La clientèle n’a plus besoin de se soumettre à une longue procédure pour effectuer les paiements. Quelques clics suffisent désormais pour solder les différentes prestations.
Réduire la pollution environnementale
Grâce aux factures électroniques, vous avez la possibilité de diminuer :
- Votre empreinte carbone ;
- Les déchets produits par l’établissement des factures.
Cette démarche permet de s’inscrire plus facilement dans une dynamique de développement durable. Cela se comprend aisément, car votre entreprise n’aura plus besoin de papier pour émettre des factures. Il en est de même pour les autres ressources comme l’encre ou l’énergie électrique utilisée pour l’impression. Contrairement aux modèles classiques, les e-factures ne nécessitent pas un acheminement vers leurs destinataires. L’émission de CO2 est donc réduite, puisqu’il n’y a pas de transport.
Sécuriser vos différentes données
Avec les factures classiques, il existe une forte probabilité de perdre certaines données importantes. Ce risque est totalement écarté avec le processus de numérisation. En effet, vos factures électroniques peuvent être archivées. Les données confidentielles qu’elles contiennent ne sont pas accessibles à de tierces personnes. En effet, le stockage est effectué sur des serveurs qui accroissent de façon significative le niveau de sécurité.
Plus loin, vous ne pourrez plus perdre vos factures émises ou reçues par voie électronique. C’est un gros atout, car la position géographique ne sera pas un obstacle pour avoir accès à vos e-factures.
Clarifier le processus de facturation
En adoptant la facturation électronique, vous avez une longueur d’avance sur vos concurrents. C’est pour cette raison que de nombreuses entreprises ont adopté cet outil. Tout le processus devient extrêmement simple, aussi bien pour l’organisation que ses clients. Tout commence par la création des bases de données, pour enregistrer les informations relatives à vos clients et offres. Pour émettre une facture, il ne vous faut que quelques clics pour intégrer les données utiles au document.
Comme vous l’aurez compris, le gain de temps que permet cette méthode est énorme. Vous avez également très peu de chances de commettre des erreurs sur cette facture électronique.
Bénéficier de multiples possibilités d’envoi
Une fois que le logiciel de facturation électronique est choisi, vous disposez de plusieurs moyens pour expédier les factures. Tout ce dont vous avez besoin est l’adresse du client concerné. En général, les outils se chargent de toute la procédure d’envoi, quelles que soient les contraintes techniques. Cela souligne aussi l’importance du choix de la bonne solution de facturation selon votre secteur d’activité.
En général, les e-factures sont envoyées par mail aux destinataires. C’est la formule de base fournie avec la majorité des outils disponibles sur le marché.
Réduire les différents coûts dans la facturation
L’envoi des factures classiques engendre de nombreux frais qui peuvent être très conséquents sur le long terme. Vous aurez en plus besoin de vous procurer :
- Du papier ;
- Des enveloppes ;
- Des timbres ;
- Etc.
Il faudra aussi livrer ces documents aux clients de façon individuelle. Cela occasionne des coûts, surtout si le nombre de factures est important. Toutes ces tâches peuvent être supprimées en choisissant l’option de la facturation électronique. Cependant, il faudra quand même procéder à quelques réglages avant de pouvoir tirer le meilleur parti du système. Ils sont généralement simples, et les fournisseurs des logiciels de facturation s’assurent que cela soit facile pour les utilisateurs.
L’émission de factures numériques vous permet aussi d’accélérer le paiement par les clients. Vous êtes donc gagnant sur tous les plans. Le temps alloué à la gestion des factures sera également réduit, ce qui vous permet de le consacrer à d’autres tâches.
Gagner un précieux temps
Comme introduit plus haut, les tâches liées à l’émission des factures peuvent être énormément chronophages. Elles concernent notamment :
- La création ;
- L’impression ;
- La mise sous pli ;
- L’affranchissement ;
- Etc.
En choisissant l’e-facture, il ne vous faut que quelques minutes pour effectuer toute cette opération qui est désormais simplifiée. Il n’est plus nécessaire de suivre, et procéder à l’archivage des factures envoyées aux clients. Ce temps gagné pourra être consacré à votre cœur de métier, pour améliorer les performances de l’entreprise.
Raccourcir les délais de paiement
Avec les factures classiques, les délais de paiement sont extrêmement longs. Les risques d’impayés sont également nombreux, car le client pourrait manquer la réception de votre facture. La numérisation du processus vous permet de conjuguer tout cela au passé. Avec le logiciel approprié, vous avez de grandes chances de vous faire payer rapidement. Les factures digitales sont envoyées en quelques clics, et reçues presque immédiatement par vos clients.
Ils peuvent procéder au paiement par le même canal dématérialisé, ce qui constitue un gain de temps pour tous. Comme vous l’aurez compris, les délais nécessaires aux paiements sont significativement réduits. Votre trésorerie s’en portera bien, ce qui vous donne plus de marge de manœuvre quant à vos investissements. Cette stratégie vous permettra également de booster votre productivité.
Archiver plus facilement les factures
L’inconvénient majeur avec les factures papier est qu’elles finissent avec le temps par occuper beaucoup trop d’espace. Leur archivage est extrêmement compliqué, et peut également nécessiter une logistique importante. Les entreprises étaient contraintes de stocker ces documents dans des pièces qui ne servaient qu’à cet usage. Évidemment, ce genre de chose est complètement inutile à présent.
Les factures numériques vous permettent donc d’archiver plus facilement vos pièces comptables. La procédure est automatisée, et le stockage s’effectue dans le cloud. Vous n’avez plus besoin de consacrer des locaux à cette tâche. Il ne vous faut que quelques clics pour accéder à toutes vos factures, car elles ne peuvent plus être perdues avec cette solution numérique.
En définitive, la facturation électronique est un gros atout aussi bien pour les entreprises que leur clientèle. Elle comporte de multiples avantages, dont les principaux ont été énumérés plus haut. Vous réduisez par exemple les probabilités de faire des erreurs dans l’émission de vos factures. Ces dernières voient aussi leurs coûts et temps de production diminuer. Des économies sont ainsi faites sur tous les plans, ce qui vous permet de vous consacrer au maximum à vos activités professionnelles.
