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La gestion des documents d’une entreprise demeure un point crucial pour que cette dernière puisse bien fonctionner. Il est important que tous ceux qui travaillent dans la société soient en mesure de retrouver un document, peu importe sa nature. Malheureusement, ce n’est toujours pas le cas avec le système classique d’archivage des documents. C’est d’ailleurs ce qui pousse de nombreux professionnels à se tourner vers la gestion électronique des documents (GED).
Celle-ci renvoie à à l’ensemble des ressources informatiques, matériels et logiciels utilisés pour gérer les documents de l’entreprise. En d’autres termes, la GED vise non seulement la numérisation de documents papier, mais aussi la dématérialisation des processus métier qui y sont liés. Mais quel est son fonctionnement ? Quels sont ses avantages ? Et comment la mettre en place ? Tour d’horizon sur la GED.
La gestion électronique des documents : comment ça marche ?
La gestion électronique des documents (GED) s’appuie sur différentes technologies (LAD, RAD, OCR, etc.) pour gérer dans l’entreprise les flux de documents numériques entrants, sortants ou circulants. La GED intervient à plusieurs niveaux et sa réalisation nécessite la mise en œuvre de plusieurs actions et opérations.
À cet effet, la GED permet notamment :
- de créer et de rassembler les documents numériques ;
- d’indexer les documents numériques ;
- de classer les documents numériques ;
- de faire l’archivage des documents numériques ;
- de diffuser les documents numériques ;
- de rendre l’accès aux documents plus facile.
Par ailleurs, cette solution a recours à certains algorithmes statistiques pour classifier et retrouver chaque document. Il est important de savoir que la gestion électronique des documents s’adresse aux grandes entreprises ainsi qu’aux PME. Pour de plus amples informations, lisez ce guide complet sur le sujet.
Quels sont les avantages de la gestion électronique des documents ?
De nos jours, les organisations font face à un volume toujours plus croissant de données à traiter. Dans un monde de plus en plus digitalisé, la GED devient une priorité. On vous présente rapidement les principaux bénéfices de la GED pour l’ensemble des entreprises.
Une augmentation de la productivité
Vous devez assister à une réunion dans 5 minutes, mais vous n’arrivez pas à trouver le dernier rapport comptable ? Vous n’aurez plus ce problème avec la GED. En effet, d’après une étude réalisée, il est remarqué que par semaine l’équivalent de 10 h est perdu par employé en recherchant des documents. Il s’agit d’un temps considérable gaspillé qui peut être solutionné avec la GED.
Grâce à cette dernière, vous pouvez classer tous les documents pour qu’ils soient facilement retrouvables, n’importe où et n’importe quand. Les employés pourront ainsi se concentrer davantage sur des tâches plus productives.
Un gain de place et d’argent
L’utilisation d’un logiciel de GED vous permet de gagner de la place dans les locaux de votre entreprise. Grâce à la numérisation des documents papier, cette méthode désengorge les systèmes de rangement de dossiers et réduit de manière considérable le volume de stockage des différentes archives papier.
En dehors du gain de place, la GED permet également de faire des économies. En effet, ce logiciel de gestion influence les dépenses liées à la gestion logistique qui porte sur le traitement traditionnel de l’information. Cela vous permet de faire diminuer les tarifs générés par la consommation de papier et d’encre de même que le volume d’archivage physique dont vous aurez besoin.
La GED vous permet de stocker directement dans un dossier informatisé les informations relatives à un sujet spécifique. Ainsi, les dépenses liées à la recherche de documents sont réduites.
Une meilleure communication interne
Un autre avantage de la GED est qu’elle améliore la communication en interne dans l’entreprise. Elle permet à cet effet à tous les collaborateurs d’avoir accès aux informations de manière personnalisée. Un logiciel de GED gère les droits d’accès ou de modification des données. Il est en mesure de retracer toutes les modifications apportées à chaque document numérique.
S’agissant de la communication interne à proprement parler, la gestion électronique des documents réduit le flux d’information imprimée sur papier. En retour, elle propose directement les documents importants en plusieurs versions au sein des divers services de la société. Cela permet à chaque employé de travailler sur les mêmes données avec la possibilité de les garder à sa disposition.
Les utilisateurs peuvent avoir accès de manière simultanée aux données sur n’importe quel support. En outre, la GED permet également de suivre les documents afin d’être certain qu’ils sont toujours à jour. Vos données seront ainsi centralisées et organisées de manière correcte avec un logiciel de GED.
L’envoi des fichiers à des personnes de différents niveaux au sein de votre entreprise (des employés, des partenaires, des fournisseurs et des clients) ne sera plus un problème. Grâce à sa capacité de rendre faciles les échanges d’information et la collaboration, la GED constitue un élément clé en matière de réactivité.
Une sécurisation des informations
Les documents papier sont en outre très vulnérables au vol, à des pertes, aux incendies, ou encore aux dégâts des eaux. Une situation qui est susceptible d’avoir un impact négatif sur les résultats de votre structure. Avec une GED, tous ces risques sont minimisés, voire éliminés, car ce système optimise la protection et la sécurité de vos informations.
Vos documents étant en version numérique, ils resteront intacts. Vous avez la possibilité de stocker à plusieurs endroits une copie de sauvegarde d’un dossier électronique. Lorsque vous en perdez une copie ou si elle est endommagée, d’autres seront disponibles pour être récupérées.
En ce qui concerne les mises à jour, elles se font directement sur la base de données. Le document en question n’est pas censé passer par plusieurs autres mains. De plus, la GED protège vos informations les plus sensibles des diverses attaques intérieures et extérieures.
Une réduction de l’empreinte carbone
Dans un souci écologique, la plupart des entreprises cherchent à réduire leur consommation de papier afin de diminuer leur empreinte carbone. En optant pour un logiciel de GED, vous vous inscrivez dans une démarche plus verte de développement durable. Votre société a ainsi un réel impact sur l’environnement lorsque vous choisissez le zéro papier.
Pour finir, l’usage d’un logiciel de GED fluidifie la création de documents.
Comment réussir l’implémentation de sa gestion électronique des documents ?
Certes, la GED offre de nombreux atouts, mais sa mise en œuvre n’est pas aussi simple. Voici quelques pratiques qui pourront vous aider à démarrer :
- L’analyse de ses besoins : pour réussir à mettre en place ce projet, vous devez analyser au préalable vos besoins. Il s’agira pour vous de déterminer le type d’outil à utiliser ainsi que les fonctionnalités qui y seront intégrées ;
- La sécurité : pour assurer la réussite d’un tel projet, vous devez être certain que votre société possède l’infrastructure qu’il faut. Cela prend en compte un réseau, un environnement de serveur robuste et des mesures de sécurité adéquates ;
- La relève des défis de la gestion du changement : il est important que vos collaborateurs soient mis au courant de cette démarche avant sa mise en place. Ceux-ci devront comprendre les raisons pour lesquelles vous voulez adopter cette solution et en quoi cela leur sera avantageux à long terme.
